Слабинский Владимир Юрьевич (dr_slabinsky) wrote,
Слабинский Владимир Юрьевич
dr_slabinsky

Хороший инструмент для тех, кто коллекционирует успехи!

Оригинал взят у life_engineer в Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 1



В преддверии нового года хочу предложить вашему вниманию очень полезную технику, которая позволит навести порядок на работе и в жизни.

Ценность методики проверена, перепроверена и переперепроверена очень много раз. Чем больше времени вы проводите в зоне, к которой применяется методика, тем заметнее результат вы получите.

В философии бережливого производства (Lean Manufacturing), придуманной в свое время компанией Toyota, а теперь активно использующейся во всех мало-мальски уважающих себя крупных производственных организациях, существует такой инструмент – 5S.

Скажем, если у вас на кухни всегда творческий беспорядок, но и готовите вы там только кофе и новогоднее оливье, а остальное время питаетесь в ресторанах, то, на мой взгляд, оптимизировать там нечего. Игра не стоит выделки, а овчинка – свеч.

Если же вы профессиональный повар и кухня – ваш станок, 5s позволит сэкономить вам километры времени и нервов.

То же самое относится ко всем читающим сейчас этот пост, вашим рабочим столам и компьютерам. Ведь в наше время беспорядок уже давно перекочевал в виртуальность. Уверяю, абсолютно каждый может применить методику и получить результаты в самое ближайшее время.


Опустим язык оригинала, а на английском и русском 5s означает:

  • Sorting, «сортировка» — разделение вещей на нужные и ненужные. Избавление от тех, которые не используются.
  • Straightening, «систематизация» — организация хранения необходимых вещей, позволяющая быстро и просто их найти и использовать.
  • Systematic cleaning «содержание в чистоте» — поддержание чистоты на рабочем месте.
  • Standardizing «стандартизация» — закрепляет полученный результат, не дает вернуться к прежней ситуации.
  • Sustaining «совершенствование» формирование привычки – воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций.

Давайте будем рассматривать методику в лоб и периодически на отвлеченном примере наведения порядка в компьютере.

Цели 5S

Всегда иметь под рукой только необходимые в работе вещи, инструменты. Избавиться от хлама и мусора, которым вы все равно не пользуетесь, но и не выбрасываете. Сократить затраты времени на поиск нужного предмета, оптимизировать действия.

Принципы 5S

На самом деле, все они достаточно очевидны, каждый пользуется одним-двумя-тремя в повседневной жизни, но именно структурированный подход и использование всех пяти «S» дает наибольший выхлоп.

Сортировка 



Все инструменты, вещи, можно разделит на три категории:

  • постоянно пользуетесь;

  • периодически пользуетесь;

  • никогда не пользуетесь и вообще не знаете, как ЭТО здесь очутилось.

Сортировка – по существу начальный этап любой уборки. Нужно провести аудит рабочего места. Будет хорошо, если вы попросите об этом кого-нибудь постороннего. Пусть он осмотрит все свежим взглядом. Инструменты, расположение которых вызывает у него вопросы, можно отмечать красным стикером. Это больше актуально для производственных участков, если мы говорим о более локальной сфере деятельности, например, рабочем столе, то все вопросы можно просто озвучивать устно.

По результатам аудита все вещи должны иметь свою четкую принадлежность к одной из трех обозначенных выше категорий.

Если речь идет о файлах в компьютере, то у многих первым пациентом 5s должен стать рабочий стол. Я не раз наблюдал на десктопах моих коллег и друзей такие свалки файлов, да еще и наложенных на пестрый фоновый рисунок, что найти нужную информацию проще в гугле.

Что тут можно посоветовать? Все ненужное (смотрим дату последнего просмотра файла; операционная система сама часто предлагает удалить такие объекты куда подальше) в корзину или подальше на локальные диски в соответствующие папки. Нужное оставляем, не забывая, что в идеале ФАЙЛЫ и ПАПКИ хранятся на локальных дисках, рабочий же стол для ЯРЛЫКОВ на объекты. Вы, конечно, вольны частично игнорировать это замечание, но в перспективе это рано или поздно приводит к хаусу.

Систематизация


Четыре правила расположения вещей:

  • на видном месте;

  • легко взять;

  • легко использовать;

  • легко вернуть на место.

Когда мы говорим о промышленных масштабах применения или о каком-то инвентаре, рекомендуется использовать разметку, клеить подписи прямо на стены, вырезать контуры, где необходимо. Суть в том, чтобы взглянув на рабочее место, любой человек мог бы тут же заметить, что какая-то вещь отсутствует или находится не на своем месте.

Для рабочего стола компьютера могу посоветовать разметить обои в графическом редакторе. Рисуете прямоугольник, подписываете: «Документы», по соседству – «Развлечения», «Фото», по центру можно поместить участок «Топ-5 этого месяца», где хранить самые популярные объекты в этом месяце.

В идеале, все иконки рабочего стола должны быть рассортированы по своим «углам».

Содержание в чистоте


Рабочее место должно поддерживаться в идеальной чистоте. Нужно определить:

  • что необходимо поддерживать в чистоте;
  • периодичность уборки;
  • ответственных;
  • методы и инструменты.

Используйте чеклисты для самопроверки или проверки своих сотрудников.

В компьютере можете поставить себе напоминание, сперва ежедневное, затем еженедельное – проверить рабочий стол. Смотрите:

  • все ли иконки находятся в соответствующих прямоугольниках;
  • не появилось ли некатегоризированнных объектов;
  • не хранятся ли на рабочем столе сами ФАЙЛЫ и ПАПКИ;
  • еще что-нибудь =)

Стандартизация


Этот принцип требует формального и, желательно, письменного закрепления правил содержания рабочего места.

Необходимо создать рабочие инструкции, которые включат в себя описание пошаговых действий по поддержанию порядка.

Самое простое, популярное и действенное это – OPL (One Page Lessonурок на одном листе).

Обычно формат А4, там в картинках изображено, как должно выглядеть рабочее место. Любой человек способен визуально сравнить правильную фотографию с реальным положением дел.

Иногда, на OPL располагают два изображения: ТАК ПЛОХО и ТАК ХОРОШО. Без комментариев.

Не забудьте обучить всех сотрудников новым стандартам.

Для компьютера принтскриним рабочий стол сразу же после первоначального наведения марафета. Сохраняем и распечатываем картинку. Готово, теперь у нас всегда перед глазами порядок.

Если в дальнейшем вы все-таки умудритесь опять захламить рабочий стол, просто прикрепите к монитору этот распечатанный принтскрин и наслаждайтесь красотой =)

Совершенствование


Иногда говорят «самодисциплина». То есть теперь самое главное не профукать полученный результат.

Следуйте новым правилам и процедурам.

Требуйте с себя и сотрудников ответственность и дисциплину.

Следите за результатами, проверяйте состояние рабочего места регулярно. Даже тогда, когда правильный расклад капитально поселится в мозгу.


Ну что, за дело? Порядка вам на рабочих местах, компьютерах и головах! Попробуйте применить эту методику к любой сфере своей деятельности и поделитесь результатом!

ОтЫнженерим жизнь вместе!

ЗЫ. Вторая часть "Методика 5s: наведение порядка на работе и в жизни. Часть 2" содержит много убеждающих примеров и увлекательный тест.


Tags: позитивная динамическая психотерапия, психология
Subscribe

  • День защитника знаний

    Вчера поздно вечером написал в стол небольшой текст про главного защитника в буддизме - Махакалу, точнее, про двурукую эманацию Черного плаща. Здесь…

  • Николай Гумилев — поэт-гусар

    Вспоминая Николая Степановича Гумилева (1886-1921) мы часто упускаем важную деталь его биографии. В Первую Мировую войну Гумилев воевал в составе:…

  • Весна идет!

    «Яблони в цвету — весны творенье. Яблони в цвету — любви круженье». Окрестности Алматы. Цветение яблонь в предгорьях…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

    Your IP address will be recorded 

  • 4 comments